Adatvédelmi tájékozató

1. Általános rendelkezések és elérhetőségek

A jelen Adatkezelési tájékoztató (továbbiakban Tájékoztató) azon személyes adatokra vonatkozik, amelyeket Önről a Webházmester ügyfélszolgálat az INHOUSE FINANCE Kft. nevében (továbbiakban Webházmester) gyűjt és kezel. (A Webházmester az INHOUSE FINANCE Kft. terméke, és minden jog és kötelezettség a termékkel kapcsolatban az INHOUSE FINANCE Kft.-t illeti meg, illetve terheli.) 

Név: INHOUSE FINANCE Kft.
Cégbíróság bejegyzés száma: 01-09-397787
Székhely: 1097 Budapest, Nádasdy utca 14. üzlet 4.
Honlap: www.whmcloud.hu

2. Az adatkezelés alapjául szolgáló jogszabályok

• Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (továbbiakban Infotv.)
• AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETE (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet – GDPR)

3. Az adatkezelés elvei

A személyes adatok kezelését jogszerű és átlátható módon kell végezni, biztosítva a természetes személyeknek a rájuk vonatkozó személyes adatok kezelésének tisztességességét („jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság”).

Személyes adat kizárólag meghatározott törvényes célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezelhető. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie az adatkezelés céljának, az adatok felvételének és kezelésének tisztességesnek és törvényesnek kell lennie („célhoz kötöttség”).

Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas. A személyes adat csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető („adattakarékosság elve” és „korlátozott tárolhatóság”).

Az InHouse Finance Kft.-nak biztosítania kell, hogy a személyes adatok pontosak és naprakészek legyenek, szem előtt tartva, hogy a pontatlan személyes adatokat helyesbítsék („pontosság”).

A személyes adatok kezelését a InHouse Finance Kft. oly módon kell végeznie, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, ideértve az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is („sértetlenség és bizalmas jelleg”).

4. Alapfogalmak

Személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható.

 

Különleges adat:

• a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre vonatkozó személyes adat;
• az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre vonatkozó személyes adat, valamint a bűnügyi személyes adat.

Az érintett hozzájárulása: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez.

Tájékoztatás: az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:

• az adatkezelés céljai;
• az érintett személyes adatok kategóriái;
• azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közölték vagy közölni fogják, ideértve különösen a harmadik országbeli címzetteket, illetve a nemzetközi szervezeteket;
• adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai.

Helyesbítés: Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat.

Törlés: Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, ha

• a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
• az érintett visszavonja a hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
• az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre;
• a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
• a személyes adatokat az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell.

Korlátozás: az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő korlátozza az adatkezelést – a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából.

Tiltakozás: az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatainak kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adatok törlését kéri.

Érintett: bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy – közvetlenül vagy közvetve – azonosítható természetes személy.

Adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja.

Adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatkezelővel kötött szerződése alapján – beleértve a jogszabály rendelkezése alapján történő szerződéskötést is – adatok feldolgozását végzi.

Harmadik személy: olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval.

Adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése.

Adattovábbítás: ha az adatot meghatározott harmadik személy számára hozzáférhetővé teszik.

Nyilvánosságra hozatal: ha az adatot bárki számára hozzáférhetővé teszik.

Adattörlés: az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállításuk többé nem lehetséges.

Adatmegsemmisítés: az adatokat tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése. Adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve, hogy a technikai feladatot az adatokon végzik.

Álnevesítés: a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem állapítható meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes személyre vonatkozik, feltéve, hogy az ilyen további információt külön tárolják, és technikai és szervezési intézkedések megtételével biztosított, hogy azonosított vagy azonosítható természetes személyekhez ezt a személyes adatot nem lehet kapcsolni.

5. Webházmester ügyfélszolgálat

5.1 A lehetséges kezelt adatok köre és az adatkezelés célja

Személyes adat kategóriája	Adatkezelés célja	Adatkezelés jogalapja
Személyes elérhetőség (név, telefonszám, e-mail cím, levélcím)	Kapcsolatfelvétel, kapcsolattartás	jogszabályi megfelelés

 

Az adatkezelés jogalapja: Az adatkezelés jogalapja jogi kötelezettség teljesítéséhez kapcsolódik (GDPR 6. cikk, (1) bek. c. pont); 1997. évi CLV. törvény a fogyasztóvédelemről; 2013. évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről

5.2 Az adatkezelés időtartama

Az InHouse Finance Kft. az ügyfélszolgálatához érkező panaszokhoz kapcsolódó személyes adatokat 5 évig kezeli.

5.3 Az adatokhoz hozzáférők köre, adatfeldolgozók

Az Adatkezelő a Webházmester és WHM CLOUD szolgáltatáshoz kapcsolódó kiegészítő szolgáltatások rendeltetésszerű használatának céljából az alábbi esetben továbbít adatokat harmadik fél részére, célhoz kötött, további adatfeldolgozás céljából:

A személyes adatok kezelése a Webházmester ügyfélszolgálat és számlázás jogosultsággal rendelkező munkavállalói, valamint alábbi partnerei által valósul meg adatfeldolgozás és rögzítés céljából:

• MagiCom Kft (székhely: 1149 Budapest, Pillangó utca 16-20. cégjegyzékszám: 01-09-696311; adószám: 12641477-2-42).
• Marketing and More Kft.: Székhely: 1121 Budapest, Sugár út 4 / Cégjegyzékszám: 01-09-931389 / Adószám: 11716486-2-43
• Payee – Legal Labs Kft. / Adószám: 29194362-2-41 / Cégjegyzékszám:01 09 382985 / Cím: 1054 Budapest, Honvéd utca 8. 1. emelet 2.)
• Rackforest Kft.: Cím: 1132 Budapest, Victor Hugo utca 11. 5. em. B05001. a. / E-mail:info@rackforest.hu / Cégjegyzékszám: 01-10-142004 / Adószám: 32056842-2-41 https://rackforest.com/kapcsolat/adatvedelmi-iranyelvek/
• Contabo GmbH: Cégjegyzékszám: HRB 180722 / EU-s adószám: DE267602842 / https://contabo.com/en/legal/privacy/
• Aggreg8: Székhelye: 6725 Szeged, Szent Ferenc utca 1. / Levelezési címe: 6725 Szeged, Szent Ferenc utca 1. / Elektronikus levélcíme: support@aggreg8.io / Cégjegyzékszám: 06-09-023518 / https://aggreg8.io/users#legal-background
• Sztakme Kft.: 2600 Vác, Kosdi út 12. / Adószám: 23476376-2-13 / Cégjegyzékszám: 13-09-149355
• Barion Payment Zrt. Székhely: 1117 Budapest, Irinyi József utca 4-20. B épület 2. emelet / Cégjegyzékszám: Cg. 01-10-048552 / Adószám: 25353192-2-43 / https://www.barion.com/hu/adatvedelmi-tajekoztato/

5.4 Adatok nyilvánosságra hozatala, adattovábbítás

A személyes adatait a Webházmester nem hozza nyilvánosságra semmilyen formában, valamint harmadik félnek sem továbbítja.

 

6. A számlázáshoz kapcsolódó adatok kezelése

Személyes adat kategóriája	Adatkezelés célja	Adatkezelés jogalapja
Egyéni vállalkozó esetén: név, cím, adószám; Gazdasági szervezet: kapcsolattartó név, beosztás, telefonszám, e-mail cím	Kapcsolatfelvétel, kapcsolattartás	jogszabályi megfelelés

 

Az adatkezelés jogalapja: Az adatkezelés jogalapja jogi kötelezettség teljesítéséhez kapcsolódik (GDPR 6. cikk, (1) bek. c. pont); 2000. évi C. törvény a számvitelről; 2017. évi CL. törvény az adózás rendjéről

6.2 Az adatkezelés időtartama

A Webházmester a számlázáshoz kapcsolódó személyes adatokat 8 évig kezeli.

6.3 Az adatokhoz hozzáférők köre, adatfeldolgozók

Az Adatkezelő a Webházmester és WHM CLOUD szolgáltatáshoz kapcsolódó pénzügyi működés és könyvelés érdekében az alábbi esetben továbbít adatokat harmadik fél részére, célhoz kötött, további adatfeldolgozás céljából:

• Könyvelő és számlázási partner: Sztakme Kft.: 2600 Vác, Kosdi út 12. / Adószám: 23476376-2-13 / Cégjegyzékszám: 13-09-149355
• Kintlévőségkezelési partner: Payee – Legal Labs Kft. / Adószám: 29194362-2-41 / Cégjegyzékszám:01 09 382985 / Cím: 1054 Budapest, Honv√©d utca 8. 1. emelet 2.)
• Webes fizetési partner: Barion Payment Inc.

Adatvédelmi tájékoztatója: https://www.barion.com/hu/adatvedelmi-tajekoztato/

Az online bankkártyás fizetések a Barion rendszerén keresztül valósulnak meg. A bankkártya adatok a kereskedőhöz nem jutnak el. A szolgáltatást nyújtó Barion Payment Zrt. a Magyar Nemzeti Bank felügyelete alatt álló intézmény, engedélyének száma: H-EN-I-1064/2013.

 

7. Webházmester szoftver használatához kapcsolódó adatkezelés

Személyes adat kategóriája	Adatkezelés célja	Adatkezelés jogalapja
Felhasználói adatok: név, adószám, elérhetőségi adatok, ügyféladataik, beszállítói adatok, gazdasági társaság megrendelő esetén a képviselője neve, elérhetősége, beosztása, aláírás   Társasház neve és képviselőjének neve, elérhetősége, albetéteik   Albetétek költségviselőinek adatai   Költségviselő személyek neve, személyi azonosító adatai, kapcsolattartási adatok   Pénzügyi adatokon belül lakói analitika, bevételi adatok részletesen, a felhasználó által feltöltött dokumentumok	szolgáltatás nyújtása, a szoftver használata	szerződés teljesítése

 

Az adatkezelés jogalapja: szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk, (1) bek. b. pont);

7.2 Az adatkezelés időtartama

Az InHouse Finance Kft. a szerződés teljesítéséhez kapcsolódó adatokat a szerződés lejártát vagy megszűnését követő 5 évig kezeli. Ezt követően további személyes adatkezelés nem történik, de működés ill. a szoftver fejlesztése érdekében statisztikai adatok (anonimizált adatok) felhasználását folytatjuk.

 

 

7.3 Az adatokhoz hozzáférők köre, adatfeldolgozók

Az Adatkezelő a Webházmester és WHM CLOUD szolgáltatáshoz kapcsolódó működés révén kezelt adatok, melyeket az alábbi esetben továbbít adatokat harmadik fél részére, célhoz kötött, további adatfeldolgozás céljából:

• UAB InHouse Digital (Információk: https://cmbp.hu/vevooldali-tanacsadas-az-inhouse-digital-uab-szamara/ )
• UAB InHouse Finance (Információk: https://inhouse.finance/)

 

8. A személyes adatok kezelésével kapcsolatos jogok

8.1 A tájékoztatás kéréshez való jog

Ön az 1. pontban megadott elérhetőségeken keresztül, írásban tájékoztatást kérhet az Inhouse Finance Kft.-től az alábbi adatokról:

• milyen személyes adatait,
• milyen jogalapon,
• milyen adatkezelési cél miatt,
• milyen forrásból,
• mennyi ideig kezeli,
• a InHouse Finance Kft. kinek, mikor, milyen jogszabály alapján, mely személyes adataihoz biztosított hozzáférést vagy kinek továbbította a személyes adatait.

Az InHouse Finance Kft. az Ön kérelmét legfeljebb 30 napon belül, az Ön által megadott elérhetőségre küldött levélben teljesíti.

8.2 A helyesbítéshez való jog

Ön az 1. pontban megadott elérhetőségeken keresztül, írásban kérheti, hogy az InHouse Finance Kft. módosítsa valamely személyes adatát (például bármikor megváltoztathatja az e-mail címét vagy postai elérhetőségét). Az InHouse Finance Kft. a kérelmét legfeljebb 30 napon belül teljesíti, és erről az Ön által megadott elérhetőségre küldött levélben értesíti.

8.3 A törléshez való jog

Ön az 1. pontban megadott elérhetőségeken keresztül, írásban kérheti a InHouse Finance Kft.-től a személyes adatainak a törlését.

A törlési kérelmet az InHouse Finance Kft. abban az esetben utasítja el, ha a jogszabály vagy valamely belső szabályzatunk az Inhouse FINANCE Kft.-t a személyes adatok további tárolására kötelezi. Ilyen eset például az, ha az irattározásra vonatkozó, belső szabályzatban foglalt határidő nem telt le.

Amennyiben azonban nincs ilyen kötelezettség, akkor az InHouse Finance Kft. az Ön kérelmét legfeljebb 30 napon belül teljesíti, és erről az Ön által megadott elérhetőségre küldött levélben értesíti.

8.4 A zároláshoz való jog

Ön az 1. pontban megadott elérhetőségeken keresztül, írásban kérheti, hogy a személyes adatait az InHouse Finance Kft. zárolja. A zárolás addig tart, amíg az Ön által megjelölt indok szükségessé teszi az adatok tárolását.

Az adatai zárolását kérheti például abban az esetben, ha úgy gondolja, hogy a beadványát az InHouse Finance Kft. jogellenesen kezelte, azonban az Ön által kezdeményezett hatósági vagy bírósági eljárás érdekében szükséges az, hogy a beadványát az InHouse Finance Kft. ne törölje. Ebben az esetben a hatóság vagy a bíróság megkereséséig az InHouse Finance Kft. tovább tárolja a személyes adatot (például az Ön beadványát), ezt követően törli az adatokat.

8.5 A tiltakozáshoz való jog

Ön az 1. pontban megadott elérhetőségeken keresztül, írásban tiltakozhat az adatkezelés ellen, ha az InHouse Finance Kft. személyes adatot közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudományos kutatás céljából továbbítaná, felhasználná. Így például Ön tiltakozhat az ellen, ha az InHouse Finance Kft. hozzájárulása nélkül az Ön személyes adatait tudományos kutatás céljából felhasználná.

Ön tiltakozhat az adatkezelés ellen akkor is, ha Ön szerint az InHouse Finance Kft. kizárólag jogi kötelezettség teljesítéséhez vagy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve a jogszabályi felhatalmazáson alapuló adatkezeléseket.

9. Adatbiztonsági intézkedések

Adatkezelő az adatok biztonságos kezelése, tárolása érdekében mindent megtesz. A kezelt adatok egy magas rendelkezésre állású, megbízható dedikált kiszolgálói környezetben üzemelnek. A fizikai védelem 24 órás őrzéssel, elektronikus beléptető rendszerrel és kamerás megfigyelő rendszerrel biztosított.

Az adatkezelési folyamatainkat az ISO27001 szabvány alapú információbiztonsági irányítási rendszerünk szabályozásai tartalmazzák.

10. Az adatkezeléssel kapcsolatos jogérvényesítési lehetőségek

10.1 Bírósági eljárás kezdeményezése

Az Ön által tapasztalt jogellenes adatkezelés esetén polgári pert kezdeményezhet az InHouse Finance Kft. ellen. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per – az Ön választása szerint – a lakóhelye szerinti törvényszék előtt is megindítható (a törvényszékek felsorolását és elérhetőségét az alábbi linken keresztül tekintheti meg: http://birosag.hu/torvenyszekek).

10.2 Hatósági bejelentés

A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (www.naih.hu; 1530 Budapest, Pf.: 5.; telefon: +36-1-391-1400; fax: +36-1-391-1410; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu) bejelentéssel bárki vizsgálatot kezdeményezhet arra hivatkozással, hogy személyes adatok kezelésével, illetve a közérdekű adatok vagy a közérdekből nyilvános adatok megismeréséhez fűződő jogok gyakorlásával kapcsolatban jogsérelem következett be, vagy annak közvetlen veszélye fennáll.

Megjegyzés:

Az adatkezelő fenntartja a jogot, hogy az adatkezelési tájékoztatóját megváltoztassa. Erre különösen akkor kerülhet sor, ha jogszabály azt kötelezővé teszi. Az adatkezelés megváltozása nem jelentheti a személyes adatok céltól eltérő kezelését. Az erre vonatkozó tájékoztatást az adatkezelő 15 nappal előtte közzéteszi honlapján.

utolsó frissítés:

Budapest, 2024. május