Miért fontos a jó közös képviselet, ha társasházban lakunk? Ki lehet közös képviselő, mik pontosan a feladatai és miben számíthatunk a segítségére lakóként? Miért van szükség arra, hogy a megbízott közös képviselő jól végezze a munkáját? Ezekre, és még sok más kérdésedre is választ kaphatsz cikkünkből – minden, amit tudnod kell a közös képviselőről!
Ki lehet közös képviselő?
A közös képviselő röviden nem más, mint a társasház szervezeti képviselője. A megnevezés valamelyest megtévesztő lehet, mert azt gondolhatnánk, hogy csakis egy valós személy töltheti be ezt a feladatot, azonban jogi személy vagy valamilyen cég is elláthatja ezeket a tevékenységi köröket. Éppen ezért napjainkban egyre több olyan tulajdonközösséggel lehet találkozni, amelynek ügyintézését egy Bt. vagy egy Kft. látja el, mint közös képviselet.
A közös képviselői és társasházkezelői tevékenységet a 2003-ban született Társasházi törvény (2003. évi CXXXIII. törvény) szabályozza. Eszerint a közös képviselő, vagy az intézőbizottság elnöke, mint a társasház törvényes képviselője ellátja a közösség ügyintézését, valamint felelős a társasház pénzügyeiért és a számviteli szabályok betartásáért. Az intézőbizottság elnökének jogköre megegyezik a közös képviselőével, és rajta kívül minimum 2 tulajdonosnak kell lennie a testületben.
Itt fontos felhívnunk a figyelmet arra, hogy a közös képviselőség és a társasházkezelői tevékenység nem ugyanazt jelenti! A hatályos törvény szakmai végzettség megszerzését kizárólag az üzletszerűen végzett társasházkezelői, illetve üzletszerűen végzett ingatlankezelői tevékenység esetében teszi kötelezővé. Szakképesítést csak annak kell szereznie, aki üzletszerűen folytat társasházkezelői tevékenységet. A legfontosabb különbségek (a teljesség igénye nélkül), hogy a társasházkezelői tevékenység nem választott tisztségviselői szerep, a társasházak részére nem kötelező az igénybevétele és alapvetően lényegesen szűkebb munkakört fed le, mint a közös képviselői szerep.
A közös képviselő megválasztása a közgyűlés által történik. Ahogy feljebb már említettük, közös képviselőnek alapvetően bármelyik tulajdonostárs vagy bármilyen, üzletszerűen társasházkezelői, illetve ingatlankezelői jogosultsággal rendelkező személy, vagy cég megválasztható, ehhez pedig elegendő egyszerű többség, vagyis a jelenlévők 50%-a plusz egy szavazat. A törvényben meghatározott kivételek szerint azonban nem szavazható meg közös képviselőnek az, aki:
· büntetett előéletű,
· ilyen tevékenység folytatását kizáró foglalkozástól eltiltás hatálya alatt áll,
· olyan természetes személy vagy gazdálkodó szervezet, aki, illetőleg amely ilyen tevékenységével összefüggően keletkezett, jogerősen megállapított fizetési kötelezettségének nem tett eleget,
· üzletszerűen végzett társasház-kezelői, ingatlankezelői tevékenység esetén az, aki nem rendelkezik a társasházi törvény 2023-as 54.§-a szerint meghatározott szakképesítéssel és nem tesz eleget az e törvény szerinti nyilvántartásba vételre vonatkozó bejelentési kötelezettségének.
Ha a lakók nem találják megfelelőnek a közös képviselőt, közgyűlésen, egyszerű többséggel bármikor felmenthetik a feladat alól. Ilyenkor a felmentett közös képviselőnek az utódja megválasztásáig, de legfeljebb 90 napig ügyvivőként kell ellátnia a feladatát, valamint az utód megválasztásától számított 30 napon belül minden társasházra vonatkozó iratot át kell adnia.
A közös képviselőknek nincs törvényileg meghatározott díjazása, ezt mindig az adott ház közgyűlése dönti el és a közös költség tartalmazza. Általában albetétenként (lakásonként) adják meg a közös képviselőnek fizetett összeget.
Mi a közös képviselő munkaköre és feladata?
A közös képviselő feladatainak rögzítését a törvény előírása szerint az adott társasház Szervezeti és Működési Szabályzata (SZMSZ) kell, hogy tartalmazza. A hat vagy kevesebb lakásból álló társasházi közösségeknek azonban ez nem kötelező, ők dönthetnek úgy, hogy a Társasházi törvényben leírtakat és a Ptk. közös tulajdonra vonatkozó szabályait alkalmazzák.
A közös képviselő feladata és felelősségei közé tartozik többek közt, hogy előkészítse és végrehajtsa a közgyűlés határozatait, gondoskodva arról, hogy azok megfeleljenek a jogszabályoknak, az alapító okiratnak és az SZMSZ rendelkezéseinek. Minden szükséges intézkedést meg kell tennie az épület fenntartásának biztosítása érdekében, képviselnie kell a társasházat jogi ügyekben és együtt kell működnie a helyi jegyzővel és a hatóságokkal. A lakókkal kapcsolatban neki kell közölnie a tulajdonostársakkal a meghatározott közös költségeket, egyéb fizetendő kötelezettségeket, beszedni azokat, valamint szükség esetén végrehajtási lépéseket tenni, behajtani a tartozásokat. Mindenről nyilvántartást kell vezetnie, illetve a számviteli szabályok szerinti az éves költségvetési terv és az elszámolás is az ő felelőssége.
Láthatjuk tehát, hogy a közös képviselőnek rendkívül összetett, sokrétű feladatai vannak, amik az alábbi csoportokba sorolhatók:
Üzemeltetési feladatok:
- biztosítja az épület rendeltetésszerű használatát
- biztosítja és ellenőrzi a ház működéséhez szükséges szolgáltatásokat (közüzemi szolgáltatások, víz, villany, kémény, szemétszállítás, takarítás stb.), illetve igény szerint a ház közös tulajdonú helyiségeinek karbantartását, javítását, szükség setén külső szakember bevonásával
- ellenőrzi a munkák szakszerű végrehajtását, és átveszi az elkészült munkákat
Állagmegóvási feladatok
- köteles rendszeresen szemrevételezésszerűen meggyőződni az ingatlan általános állapotáról, építészeti és gépészeti szerkezeteiről
- köteles a társasház tulajdonostársai részéről érkezett hibabejelentésekre soron kívül reagálni, és a hiba kijavítása érdekében szakember vállalkozót megbízni
- az épület rendeltetésszerű használatát nagymértékben akadályozó hiba, az épület állagát súlyosan veszélyeztető esemény, vagy közvetlen életveszély fennállása esetén a közös képviselő azonnal intézkedni köteles ezek elhárítása érdekében, mely intézkedését egyidejűleg a Számvizsgáló Bizottságnak is be kell jelentenie
Gazdálkodási feladatok
- köteles a társasház üzemeltetési folyószámláját vezetni és a társasház nevében kifizetéseket teljesíteni, ezen folyószámlára köteles a társasház tulajdonosközössége a közös költséget és a bármely címen, bármikor elhatározott egyéb költséget befizetni
- minden pénzügyi évben a várható éves költségekről és bevételekről tervet készíteni, a közös költség összegszerűségére vonatkozó javaslatával együtt azt a közgyűlés elé terjeszteni jóváhagyás érdekében
- köteles tételesen beszámolni az előző év bevételeiről és kiadásairól közgyűlésen
- ha rendkívüli befizetés válna szükségessé a tulajdonosok részéről, úgy a közös képviselő köteles tételes kimutatás mellett egy szabályszerű rendkívüli közgyűlést összehívni
- feladata a tulajdonosoktól a közös költség, illetve a közös tulajdonú építményrészek bérlőitől a bérleti díjak beszedése és folyószámlán tárolása
- köteles figyelemmel kísérni a közös költség és bérleti díjak befizetésének alakulását, és a hátralékosokat fizetésre felszólítani, hátralék esetében eljárnia a nem fizető lakók ellen
A közös képviselő jogkörei és felelőssége
A közös képviselőnek nincs hatósági jogköre. A társasházakra vonatkozó polgári jogi szabályok (Ptk., Thtv.) közös jellemzője, hogy vagyoni és egyes személyi viszonyokat szabályoznak, ahol a jogalanyok egyenjogú és mellérendelő kapcsolatban állnak egymással.
Mivel maga a társasház nem jogi személy, egy peres ügyben jogképessége csak a társasház tagjainak, vagyis a tulajdonosközösségnek van. Ezeknek az ügyeknek a képviselőjeként járhat el a közös képviselő – de csakis akkor, ha erre vonatkozóan létezik jogszabály vagy a közgyűlés határozata erre előzetesen felhatalmazta. Ez azért van, mert a közös képviselő nem döntéshozó, hanem döntés előkészítő és végrehajtó feladatkörrel rendelkezik.
Egy társasház sérelmére elkövetett bűncselekmény esetén a közös képviselő jogosult pótmagánvádlóként fellépni – míg maguk a tulajdonostársak nem, így itt fontos szerep jut neki. A képviselet itt magába foglalja a közös képviselő írásbeli és szóbeli, bármely formájú és tartalmú nyilatkozatának megtételét, vagyis minden, amit a közös képviselő egy ügyben kimond, leír vagy bármilyen más módon a hatóságok tudomására hoz, az jogszerűen a lakóközösség véleményét tükrözi. Ez a képviseleti jogosultság a közös képviseleti tisztséggel jön létre és annak véget értével szűnik meg. A közös képviselő természetesen bármikor jogosult egy ilyen helyzetben szakszerű jogi képviselet meghatalmazására – például egy ügyvéd felkérésére.
A közös képviselő tevékenységét a társasházközösség érdekeinek megfelelően köteles ellátni. A tevékenységi körében, vagyis a „megbízás” teljesítése során a harmadik személynek okozott károkért a társasház tartozik felelősséggel. Azonban például olyan esteben, ha a közös képviselő hátralék behajtása érdekében nem intézkedik, őt terheli a kártérítés felelőssége. Akkor is neki kell bírságot fizetnie, ha elfelejti tájékoztatni a lakóközösséget a rezsicsökkentéssel kapcsolatos bármilyen intézkedésről, vagy nem hajtja végre a közgyűlési határozatot.
2012 óta minden közös képviselő köteles regisztráltatnia magát az ingatlan-nyilvántartási hatóságnál az Országos Kereskedelmi Nyilvántartási Rendszerben minden tulajdonos ingyenesen lekérdezheti a társasházában működő közös képviselő, társasházkezelő, ingatlankezelő adatait.
A közös képviselő kapcsolata a tulajdonosokkal – Mitől jó egy közös képviselő?
A fentiekből látszik, hogy milyen összetett feladatköre van egy közös képviselőnek. Lakóként fontos tisztában lenni azzal, hogy a közös képviselő munkája milyen nagy mértékben befolyásolja a mindennapi életünket! Egy jó közös képviselő biztosíthatja, hogy a lakók nyugodt, rendezett és biztonságos környezetben élhessenek, hiszen célja a társasház folyamatos karban tartása és fejlesztése.
Gyakori panaszok közé tartozik, hogy a közös képviselő elérhetetlen, probléma esetén nehézkes vele a kapcsolatfelvétel, hiszen annyi társasházat kezel, hogy egyszerűen elaprózódik a figyelme. Az is gyakori, hogy a közös képviselő beszedi ugyan a közös költséget, de a társasház mégis pénzügyi gondokkal küzd, vagy hogy a megbízott képviselő csak a díjak beszedésével foglalkozik, a lakók érdekeinek valódi képviseletével azonban kevésbé.
Bár úgy tűnhet, hogy a közös képviselő személye nem befolyásolja a mindennapokat, ez valójában nem is lehetne messzebb az igazságtól. Természetesen tisztában kell lennünk azzal, hogy gazdálkodni egy közös képviselő is csak abból tud, amilye van: ha nem áll rendelkezésére elegendő erőforrás vagy tulajdonosi hajlandóság, akkor nem fog tudni csodát tenni. Ugyanakkor azt jogunkban áll elvárni tőle, hogy értsen ahhoz, amit csinál: bánjon becsületesen a rá bízott pénzzel és vagyonnal, fejlessze azt. Az, hogy valaki mennyire szimpatikus, szubjektív megítélés tárgya, viszont az, hogy milyen minőségben végzi a munkáját, objektíven megállapítható.
Ezekről ismerhetjük fel, hogy a közös képviselő megfelelő munkát végez, alkalmas a feladatára:
· rendszeresen műszaki bejárást végez, hogy felmérje a közmű hálózatok, az épület, a tetőszerkezet, az épületberendezések (lift, korlátok, lépcsők stb.) állapotát
· jelentések alapján cselekvési és költségvetési tervet készít, amiről a közgyűlésen tájékoztatja is a lakókat
· a társasháznak van karbantartási, korszerűsítési, felújítási terve, amire a hozzájuk tartozó alapokon gyűlik is a pénz
· figyeli, benyújtja és megnyeri a pályázati erőforrásokat
· nem haladja meg az elfogadott költségkereteket, a társasháznak van megtakarítása, vésztartaléka
· hagyja ellenőrizni magát, készséges, együttműködő a lakókkal és a számvizsgáló bizottsággal
· meghibásodás, kár esetén azonnal intézkedik, csakis jó minőségű javítást, munkát vesz át
· nem üzemeltet házi pénztárt, bankszámláról nem történik készpénzfelvétel
· az ingatlan környezete tiszta, rendezett
· a társasháznak van értékelhető SZMSZ-e, ami szerint valóban el is lehet járni, ezeket a pontokat betartja a közös képviselő
Lehetséges figyelmeztető jelek, hogy a közös képviselő nem megfelelően végzi a munkáját:
· a tulajdonosi közösség megosztott, ellenségeskedés tapasztalható
· nincs számviteli bizottság vagy nem ismeri megfelelően a feladatait, a tagokat a közös képviselő jelöli ki
· a közgyűlésekről nem készül jegyzőkönyv, vagy ha igen, az hiányos, esetleg nem jut el a lakókhoz
· a közös képviselőnek nincs képesítése vagy szerződése, esetleg a szerződés olyan általánosan van megfogalmazva, hogy bármit saját belátása szerint tehet
· készpénzben szedi be a közös költséget
· nem követi a pályázatokat, esetleg rendszeresen azt állítja, hogy nincsenek elérhetők
· nem együttműködő, megtagadja a meghatalmazásokba való betekintést
· szakszerűtlen, szükségtelen munkákat végeztet el a társasházon, nem megfelelő minőségű munkákat vesz át
· nem használja a MOKK (Magyar Országos Közjegyzői Kamara) rendszerét
· a közös költség összege hirtelen vagy nem reális mértékben megemelkedik
Ha új társasházba költözünk, ne habozzunk megkérdezni a lakók véleményét – nyugodtan szerezhetünk információkat a közös képviselőről!
A közös képviselő elleni panasz folyamata, a közös képviselő leváltásának menete
A közös képviselő felmentésére a társasház legfőbb szerve, a közgyűlés jogosult, amelynek minden tulajdonos a tagja. A közgyűlés a közös képviselőt, az intéző-, illetőleg a számvizsgáló bizottságot bármikor felmentheti. A felmentett közös képviselő azonban az ügyvitel folyamatosságának biztosítása érdekében a közgyűlés határozata alapján köteles az új közös képviselő megválasztásáig, de legfeljebb felmentésétől számított 90 nap leteltéig ügyvivőként ellátni a közösség ügyeinek intézését. A közös képviselő – ha a közgyűlés e megbízatása alól felmenti – köteles az új közös képviselő részére a megválasztásától számított 30 napon belül írásbeli jegyzőkönyv alapján, a társasházra vonatkozó összes iratot, az erről szóló teljességi nyilatkozattal együtt átadni.
A rendes felmentés mellett a közgyűlés azonnali hatállyal is felmentheti a közös képviselőt és visszavonhatja a társasház-kezelői megbízatását. Ez abban az esteben lehetséges, ha a közös képviselő valamelyik súlyos kötelezettségét mulasztotta el. Az azonnali hatályú felmentéssel érintett közös képviselő megbízatása azonnal megszűnik.
A közös képviselő leváltásának menete a közgyűlés összehívásával kezdődik. Ezt a közös képviselő teheti meg, így őt kell írásban tájékoztatnunk arról, hogy a közgyűlésben miről szeretnénk dönteni. Az első lépés tehát, hogy a közgyűlésen a jelenlévő tulajdonosok többsége döntsön a jelenlegi közös képviselő felmentéséről, a második lépés, hogy új jelölteket keressenek, árajánlatokat kérjenek tőlük, az utolsó pont pedig, hogy a megválasztást követően az új képviselővel szerződéskötés jöjjön létre.
A közös képviselők felügyeleti szerve
A Társasház működésének, a társasház szerveinek és e szervek működésének törvényességi felügyeletét a helyi jegyző látja el. A törvényességi felügyelet nem terjed ki az olyan ügyekre, amelyben bírósági, hatósági eljárásnak van helye.
Törvényességi felügyeleti eljárás akkor alkalmazható, ha a társasház működésének törvényessége a közös képviselő jogsértő magatartása, ezen belül mulasztása miatt nem biztosítható, így különösen, ha a közös képviselő:
- nem hívja össze a közgyűlést a törvényben előírt esetekben,
- nem közli a tulajdonostársakkal az írásbeli szavazás eredményét,
- nem hajtja végre a közgyűlési határozatban foglaltakat,
- nem törli a nyilvántartásból a tulajdonostárs kiegyenlített közös költség-tartozásával kapcsolatos adatokat
- nem őrzi meg az alapító okiratot és az SZMSZ-t, és nem vezet nyilvántartást a közgyűlési határozatokról és azok végrehajtásáról,
- nem teljesíti a közös költség közlésével, beszedésével és érvényesítésével kapcsolatos feladatait,
- nem vagy nem a törvény által előírt formában készíti el az éves költségvetést és beszámolót.
Ha a társasház a jegyző felhívása alapján a felhívástól számított 60 napon belül a működés törvényességét nem állítja helyre, a jegyző a határidő eredménytelen elteltétől számított 30 napon belül bírósághoz fordulhat.
A közös képviselővé válás folyamata, a közös képviselő képzés
Amennyiben egy tulajdonostárs magánszemély látja el a közös képviseleti feladatokat, a Társasházi törvény alapján nem kell meghatározott szakképesítéssel rendelkeznie. Amennyiben azonban egy gazdasági szervezet látja el a feladatokat üzletszerű tevékenység keretén belül, akkor az OKJ 52: Társasházkezelő és az OKJ 54: Ingatlankezelő képesítések kötelezők. A törvény lehetővé teszi, hogy közös képviselőként tevékenykedő magánszemély társasházkezelői feladatokat is ellásson, ha a fenti képesítésekkel rendelkezik.
A szakképesítés megszerzését előíró kötelezésre akkor van lehetőség, ha a közös képviselő a tulajdonostársak megbízása alapján a társasház kezelésével összefüggő feladatokat is ellát. Ez a feltétel szinte minden esetben adott, hiszen a közös képviselő jogkörében eljárva köteles minden szükséges intézkedést megtenni az épület fenntartásának (üzemeltetésének, karbantartásának és felújításának) biztosítása érdekében. Ez a kötelezettség tulajdonképpen azonosítható a társasházkezelői feladatokkal – vagyis már szakképesítést igényel. A szakképesítés megszerzésével járó költség megfizetése a tulajdonostársakat terheli, ha a közös képviselő nem vállalja annak viselését.
A közös képviselőnek azért is érdeke egy ilyen képzés elvégzése, mert feladatai sokrétűsége miatt nagyon könnyedén tud olyan hibát véteni, amiért aztán saját vagyonával kell felelősséget vállalnia. Az ilyen képzéseken a résztvevők alapvető információkat szereznek a társasházak kezelési és fenntartási folyamatairól, illetve segítséget kapnak gazdálkodási tevékenységük ellátásához. Számos felnőttképzési intézmény van, ahol megszerezhető a szakképesítés.
A közös képviselő eszközei
A közös képviselő feladati közé tartozik az SZMSZ és alapító okirat, továbbá minden jegyzőkönyv, irat, formula és nyomtatvány kezelése, amely a társasház bármely ügyéhez kapcsolódik. A közös képviselőnek rendszeresen tájékoztatnia kell a lakókat a közös költség befizetéséről, javítások, kár elhárítása esetén cégekkel, közszolgáltatókkal kell tárgyalnia – de milyen formában tudja ezt megtenni? Számos olyan cég létezik a piacon, akik a közös képviselőknek nyújtanak segítséget előre elkészített formanyomtatványokkal, sablonokkal – így könnyítve meg a munkát. Érdemes az alapján összehasonlítani a lehetőségeket, hogy milyen szolgáltatásokat kínálnak nekünk.
Hasznos, ha az alábbiakhoz segítséget találunk egy társasházkezelő rendszerben:
· egyszerű és kettős könyvelés
· banki adatok importálása, utalások exportálása
· számlanyomtatás bérlők részére
· bevételi és kiadási pénztárbizonylatok
· körlevelek és kör e-mailek küldése a tulajdonosoknak
· mérőóraállások alapján kötelezettségek előírása
· késedelmi kamatszámítás és kiterhelés
· tulajdonosi hibabejelentés és munkalap nyomtatása
· év végi beszámoló, költségvetés sablon
· jelenléti ív, tulajdonosi értesítések
Gyakran ismételt kérdések a közös képviselővel kapcsolatosan
Kötelező-e közös képviselő minden társasházban?
A közös képviselő választott tisztségviselő, a társasház szerveztének része. Ezért kötelező megválasztani – vagy helyette intézőbizottságot kell kijelölni.
Miért érdemes, mikor kötelező számvizsgálót választani?
25 lakás feletti társasház esetén minden esetben kötelező, ellenkező esetben ajánlott. A számvizsgáló feladata a közös képviselő tevékenységének, a társasház pénzforgalmának ellenőrzése.
A társasházat érintő munkáknál mekkora összeghatárig dönthet önállóan a közös képviselő?
Ezt az SZMSZ-ben kell előre lefektetni, és ezek szerint eljárni. Az elfogadott éves gazdálkodási tervben nem szereplő, rendes gazdálkodás körét meghaladó felújításokról és azok összegéről csak 4/5-ös arányú szavazattöbbséggel dönthet.
Csak a közös képviselő kérhet árajánlatokat egy társasházi munkára?
Ezt szintén az SZMSZ-ben leírtak szerint kell eldönteni.
Hogyan lehet közös képviselőt váltani?
Amennyiben a társasház a közös képviselő leváltásának feltételeiről az SZMSZ-ben nem rendelkezett, úgy a törvény szerint a közgyűlés bármikor felmentheti, leválthatja.
Mennyi a közös képviselő díjazása?
A közös képviselőknek nincs törvényileg meghatározott díjazása, ezt mindig az adott ház közgyűlése dönti el és a közös költség tartalmazza. Általában albetétenként (lakásonként) adják meg a közös képviselőnek fizetett összeget.
Összegzés
Alapvetően a közös képviselő felel a társasház karban- és rendben tartásáért. Feladati rendkívül összetettek, sokrétűek és felelősségteljes munkakörről beszélünk, így tisztában kell lennünk vele, hogy nem való mindenkinek. Alaposan tájékozódjunk arról, hogy mennyire együttműködő és átlátható a közös képviselő által szervezett társasház – hiszen saját ingatlanunkról és környezetünkről van szó!
