A társasházak működésének egyik alapja a közös döntéshozatal. Hagyományosan ez közgyűléseken történik, ám a gyakorlatban sokszor nehéz minden tulajdonost egy időben, egy helyre összehívni. Ilyenkor jelent alternatívát az írásbeli szavazás, amely jogszerű, hatékony és rugalmas megoldást kínál – feltéve, hogy a szabályokat pontosan betartják.
A cikk célja, hogy átfogó képet adjon a társasház írásbeli szavazás jogi hátteréről, lebonyolításáról, előnyeiről és buktatóiról, valamint arról, hogy mikor alkalmazható jogszerűen ez az eljárás.
Mi az írásbeli szavazás a társasházban?
Az írásbeli szavazás olyan döntéshozatali forma, amely során a tulajdonostársak nem személyesen, közgyűlésen, hanem írásban nyilvánítják ki szavazatukat egy vagy több konkrét kérdésben. A szavazás történhet papíralapon vagy – megfelelő feltételek mellett – elektronikusan is.
Fontos hangsúlyozni, hogy az írásbeli szavazás nem informális véleménygyűjtés, hanem a közgyűléssel egyenértékű döntéshozatali eszköz, amely joghatás kiváltására alkalmas, amennyiben a törvényi és szervezeti feltételek teljesülnek.
Jogszabályi háttér: mire épül a társasház írásbeli szavazás?
Az írásbeli szavazás szabályait elsősorban a 2003. évi CXXXIII. törvény a társasházakról (Tht.) határozza meg. A törvény lehetőséget ad arra, hogy a közgyűlés hatáskörébe tartozó kérdésekben – bizonyos kivételekkel – írásbeli szavazás útján szülessen meg a döntés.
Emellett a társasház Szervezeti és Működési Szabályzata (SZMSZ) kulcsszerepet játszik: gyakran ez részletezi az írásbeli szavazás konkrét menetét, határidőit és formai követelményeit.
Az írásbeli szavazás a társasház működésében nem kötelező elem, hanem egy olyan jogszabály által biztosított lehetőség, amelyet a közösség saját belátása szerint alkalmazhat. A társasház dönthet úgy, hogy kizárólag közgyűléseken hoz határozatokat, de élhet az írásbeli szavazás eszközével is, amennyiben ezt a törvény és a Szervezeti és Működési Szabályzat nem zárja ki. Ez a rugalmasság lehetővé teszi, hogy a döntéshozatal a társasház saját adottságaihoz, létszámához és működéséhez igazodjon.
Fontos hangsúlyozni, hogy az írásbeli szavazás nem jelent „könnyített” döntéshozatalt jogi értelemben. A meghozott határozatok érvényességéhez ugyanazokat a szavazati arányokat kell alkalmazni, mint amelyeket a közgyűlésen is megkövetel a törvény vagy az SZMSZ. Ez azt jelenti, hogy a döntés nem a beérkezett szavazólapok száma alapján születik meg, hanem a tulajdonostársak tulajdoni hányadának figyelembevételével. Ha egy adott kérdésben egyszerű többség, minősített többség vagy akár egyhangú döntés szükséges, akkor ezt az írásbeli szavazás során is teljesíteni kell.
A határozati javaslatnak egyértelműnek és ellenőrizhetőnek kell lennie, a szavazás menetét pedig dokumentálni szükséges oly módon, hogy utóbb egy esetleges jogvita esetén bizonyítható legyen a döntéshozatal jogszerűsége. Amennyiben az írásbeli szavazás során sérülnek a tájékoztatási kötelezettségek, a határidők, a szavazati arányokra vonatkozó szabályok, vagy az eljárás eltér az SZMSZ-ben rögzítettektől, a meghozott határozat bíróság előtt megtámadható, és akár érvénytelennek is nyilvánítható. Ezért az írásbeli szavazás alkalmazása fokozott jogi körültekintést igényel a közös képviselő és a tulajdonosi közösség részéről.
Mikor alkalmazható írásbeli szavazás?
Az írásbeli szavazás alkalmazása jellemzően azokban az esetekben indokolt, amikor a közgyűlés összehívása nehézséggel járna. Ilyen helyzet állhat elő például nagy alapterületű vagy sok albetéttel rendelkező társasházaknál, ahol a tulajdonostársak egy részének elérése, a határozatképesség biztosítása vagy egy megfelelő időpont egyeztetése jelentős szervezési terhet és költséget jelentene. Szintén indokolttá válhat az írásbeli szavazás akkor, ha a döntést viszonylag rövid határidőn belül kell meghozni, de a kérdés nem igényel személyes vitát, egyeztetést vagy több alternatíva részletes mérlegelését.
Ugyanakkor nem minden kérdés dönthető el írásban. Tipikusan nem ajánlott, illetve egyes értelmezések szerint nem megengedett írásbeli szavazás:
- a közös képviselő megválasztásáról vagy visszahívásáról,
- az SZMSZ alapvető módosításáról,
- olyan kérdésekben, ahol a vita, hozzászólás, alternatív javaslatok elengedhetetlenek.
Ezért minden esetben célszerű megvizsgálni, hogy az adott döntés jellege alkalmas-e erre a formára.
Ki rendelheti el az írásbeli szavazást?
Az írásbeli szavazást jellemzően:
- a közös képviselő, vagy
- az intézőbizottság elnöke
rendelheti el, de a tulajdonostársak meghatározott hányada is kezdeményezheti, amennyiben ezt az SZMSZ vagy a törvény lehetővé teszi.
Fontos, hogy az elrendelés nem lehet önkényes: indokoltnak kell lennie, és minden tulajdonost egyenlő módon kell bevonni a döntéshozatalba.
Társasház írásbeli szavazás folyamata:
1. A szavazási javaslat előkészítése
Az írásbeli szavazás alapját minden esetben egy egyértelműen megfogalmazott határozati javaslat adja. Mivel nincs lehetőség személyes egyeztetésre vagy azonnali kérdésekre, különösen fontos, hogy a tulajdonostársak pontosan értsék, miről hoznak döntést. A javaslatnak világosan meg kell határoznia a döntés tárgyát, azt, hogy milyen változást vagy kötelezettséget eredményez, valamint azt is, hogy a határozat milyen határidőkkel és pénzügyi következményekkel jár.
Amennyiben a döntés költségvállalással jár, egyértelműen fel kell tüntetni az összeget és annak forrását, illetve a megvalósítás ütemezését. A pontatlan, többértelmű megfogalmazás jogvitákhoz vezethet, ezért a precíz, közérthető szöveg nemcsak ajánlott, hanem a jogszerű és vitamentes döntéshozatal alapfeltétele.
2. A szavazólap kiküldése
A szavazólapot minden tulajdonostársnak el kell juttatni:
- postai úton,
- személyes átadással,
- vagy – ha az SZMSZ ezt lehetővé teszi – elektronikus úton.
A szavazólap kiküldésével egyidejűleg a tulajdonosokat egyértelműen tájékoztatni kell a szavazás határidejéről, a szavazás módjáról, valamint arról is, hogy a szavazatot milyen formában és hol lehet leadni. Ez biztosítja, hogy minden érintett azonos feltételek mellett, megfelelő információ birtokában élhessen a szavazati jogával.
3. A szavazat leadása
A tulajdonos a szavazólapon egyértelműen nyilatkozik arról, hogy a határozati javaslatot elfogadja, elutasítja, vagy tartózkodik. A szavazat érvényességének feltétele, hogy az egyértelműen beazonosítható legyen – tartalmazza a tulajdonos nevét és aláírását –, valamint, hogy a meghatározott határidőn belül megérkezzen a kijelölt helyre. A határidőn túl leadott szavazatok érvénytelenek.
4. Szavazatszámlálás és eredménymegállapítás
A szavazatok összeszámlálása során kiemelten fontos, hogy az értékelés ne pusztán a leadott szavazatok darabszáma alapján történjen, hanem figyelembe vegye a tulajdonostársak tulajdoni hányadát is. Emellett csak az érvényes, határidőn belül beérkezett és megfelelően azonosítható szavazatok vehetők számításba. A döntés akkor tekinthető jogszerűnek, ha az megfelel a társasház SZMSZ-ében és a vonatkozó jogszabályokban előírt többségi vagy minősített döntési arányoknak.
A szavazás lezárását követően az eredményről írásos jegyzőkönyvet kell készíteni, amely rögzíti a szavazás menetét, a leadott szavazatok arányát és a meghozott határozatot. A jegyzőkönyvet a tulajdonostársakkal közölni kell, ezzel biztosítva az átláthatóságot és a döntéshozatal ellenőrizhetőségét.
Milyen többség szükséges az írásbeli döntéshez?
Az írásbeli szavazás során ugyanazokat a szavazati arányokat kell alkalmazni, mint amelyeket a jogszabályok és a társasház Szervezeti és Működési Szabályzata a közgyűlési döntésekhez előír.
Egyes kérdésekben elegendő az egyszerű többség, vagyis a szavazásban részt vevő tulajdonostársak tulajdoni hányadának több mint fele, míg más esetekben – például jelentősebb döntéseknél – minősített többség, akár négyötödös arány is szükséges lehet. Kivételes ügyekben a döntéshez valamennyi tulajdonostárs egyhangú hozzájárulása szükséges.
Lényeges szempont, hogy a döntésnél nem a leadott szavazatok darabszáma számít, hanem az azokhoz kapcsolódó tulajdoni hányad, amely meghatározza a szavazatok súlyát és a határozat érvényességét.
A társasház írásbeli szavazás előnyei
A társasház írásbeli szavazás számos előnnyel jár:
- rugalmas időbeosztás a tulajdonosok számára,
- magasabb részvételi arány,
- gyorsabb döntéshozatal,
- költséghatékonyabb, mint egy rendkívüli közgyűlés.
Különösen nagy létszámú társasházaknál jelenthet valódi megoldást.
Gyakori hibák és jogviták forrásai
Az írásbeli szavazással kapcsolatos jogviták és konfliktusok leggyakrabban abból fakadnak, hogy az eljárás során alapvető formai vagy tartalmi hibák történnek. Ilyen tipikus probléma a nem egyértelműen megfogalmazott határozati javaslat, amely eltérő értelmezésekhez vezethet, valamint a hiányos vagy pontatlan tájékoztatás, ami miatt a tulajdonostársak nem azonos információk birtokában szavaznak. Szintén gyakori gond a dokumentáció hiányossága, a szavazási határidők be nem tartása, illetve az, ha az eljárás nincs összhangban a társasház Szervezeti és Működési Szabályzatával. Ezek a hibák akár a határozat érvénytelenségét is eredményezhetik.
Társasház írásbeli szavazás összegzés
Az írásbeli szavazás hatékony és jogszerű eszköz lehet a társasházi döntéshozatalban, amennyiben átlátható módon, a jogszabályoknak és a belső szabályzatnak megfelelően alkalmazzák. Nem helyettesíti minden esetben a közgyűlést, de megfelelő előkészítéssel komoly segítséget jelenthet a mindennapi működésben.
A tudatos, szabályos lebonyolítás nemcsak a döntések jogszerűségét biztosítja, hanem hozzájárul a tulajdonostársak közötti bizalom és együttműködés erősítéséhez is.
