Mi az a társasházkezelő szoftver, mire használhatod a mindennapokban, hogyan könnyíti meg az életedet és egyáltalán melyik funkciója mire való? Átfogó összefoglalót készítettünk, amiből az összes fontos információ világossá válik számodra – minden, amit tudnod kell a WHM Cloud társasházkezelő szoftverről!
Mi az a társasházkezelő szoftver?
Egy olyan számítógépes rendszer, amely kifejezetten a társasházakat kezelő személyek, vállalkozások számára készült és teljes megoldást nyújt a társasházak könyvelésével, adminisztrációjával, nyilvántartások vezetésével járó munkafolyamatok kezelésére.
Kik használhatnak egy társasházkezelő rendszert?
Mindenkinek ajánlott egy ilyen rendszer bevezetése, akik csökkenteni akarják a társasház adminisztrációs ügyeire fordított időt és energiát. Egy ilyen programot ingatlantulajdonosok, társasházkezelők és könyvelők is bátran használhatnak, hiszen nagyban megkönnyíti a naprakész adatnyilvántartást, egyszerűsíti az infrastruktúrát és minden adat és információ hatékonyan, gyorsan és online kezelhető vele.
Mire jó egy társasházkezelő rendszer?
A cél az, hogy a program teljes megoldást nyújtson a társasházak kezelésével kapcsolatos mindennapos feladatok elvégzésére. A rendszer a törvényi előírásoknak megfelelve biztosítja a társasházak működésének teljes körű nyilvántartását.
Mi a WHM Cloud?
Rendszerünk története egészen 2012-ig nyúlik vissza, amikor hivatalosan is bemutatták az ország első, lakókkal interneten keresztül is kommunikálni tudó közös képviselő programot, a WEBHÁZMESTERT. A célunk a kezdetektől fogva az volt, hogy olyan programot alkossunk meg, ami a magyar társasházi törvényeknek, és a felhasználók igényeinek, elvárásainak is maximálisan megfelel. A nemzetközi tapasztalatok és az erős fejlesztői háttér pedig meghozta az erőfeszítések eredményét: ma már a WHM Cloud a legátfogóbb és legsokoldalúbb felhő alapú társasházkezelő program, ami átláthatóan és megbízhatóan tudja biztosítani az egyszeres vagy a kettős társasházi könyvelést.
Mik a WHM Cloud előnyei?
A legsokoldalúbb társasházkezelő szoftver felhő alapú verzióját a WHM Cloud-ot egy központi infrastruktúrából biztosítja a cég. Ezáltal az ügyfeleknek egyáltalán nem szükséges költséges és időigényes saját hálózatot fenntartania vagy frissítésekkel bajlódnia. Internetkapcsolattal bármikor, bárhonnan elérheti és biztonságban tudhatja adatait.
Az interaktív tájékoztató rendszer segítségével mindig friss és aktuális adatokkal láthatja el a kezelő a társasház lakóit. Üzenetet hagyhat nekik, megoszthatja a ház számára fontos fájlokat, amennyiben pedig szükségesnek érzi, egy-egy témával kapcsolatban pár kattintással emailben értesítheti a lakókat bizonyos ügyekről.
- Néhány kattintással telepíthető és perceken belül használható.
- Biztonságos, az adatmentés automatikusan történik.
- Költséghatékony, albetét alapú havidíjas szolgáltatás.
- A lakók egyenlegei interneteléréssel bármikor, bárhonnan hozzáférhetőek.
- Naprakész, az aktuális jogszabályi követelményeknek megfelelő.
- Folyamatos frissítés alatt áll, új funkciókkal bővül a program.
Ráadásul számos ingyenes támogatás is elérhető a szoftver használói számára: telefonos ügyfélszolgálat és távsegítség, havi szintű ingyenes oktatások, letölthető segédanyagok és adatmigráció is biztosított az ügyfeleknek.
Bonyolult telepíteni a WHM Cloud rendszerét?
Egyáltalán nem! A letöltéshez és telepítéshez is részletes, képekkel ellátott útmutató tartozik – és természetesen az ügyfélszolgálat is mindenben a kliens segítségére van. Asztali verzió esetén első lépésként egyszerűen a megfelelő operációs rendszert kell kiválasztanunk, majd a Letöltés gombra kattintva el is kezdhetjük a folyamatot. A Cloud verzió esetében – amikor a tárhely felhőalapú, vagyis mindenki számára elérhető – ez jóval egyszerűbb. Cloud esetén a licencelést a cég végzi el, így a már használatra kész programhoz kapja meg a hozzáférést az ügyfél. Előfizetőként csak annyit kell tennie, hogy elküldi az illetékes ügyintézőknek a regisztrációs nevet és címet, amit a licencelés során megkap.
Hova kerülnek az adatok ebben a rendszerben? Automatikus mentés történik vagy nekem kell mentenem?
A felhőalapú verziónál a programba belépve a Szerviz/Adatmentés menüpontban van lehetőség adatbázismentést készíteni. Ehhez is képekkel, nyilakkal illusztrált részletes útmutató tartozik, így egyáltalán nem bonyolult a folyamat. A menüpontba belépve meg kell adnunk egy email címet, amire az adatmentést kérjük, majd az Adatmentési kérelem beküldése gomb megnyomásával a szerverre beérkezik a kérés. Ezután már csak egy visszaigazoló emailt kell megvárnunk, majd letöltenünk egy .bak kiterjesztésű fájlt, amiben minden adat megtalálható.
Az asztali programverzióhoz tartozik egy külső adatmentés készítő segédprogram (A Webházmestertől független program), amely összegyűjti az adatfájlokat, betömöríti, hogy minél kevesebb helyet foglaljon el és lementi egy .whmdb kiterjesztésű fájlba.
A WHM Cloud viszont automatikus mentést tesz lehetővé – ezért is népszerű annyira.
A fent leírt folyamat a Szerviz/Adatmentés használatával a Cloud verzióra igaz, ha valaki egyéni adamentést szeretne készíteni magának, amellett, hogy a Cloud verzió napi szinten készít adatmentést az aktuális állapotról.
Hogyan zajlik a Házmesterből a Webházmesterbe történő költöztetés?
Cloud esetén a migrációt maga a cég végzi, így nekünk csak annyi dolgunk van, hogy a Házmesteres adatbázisunkat (.gdb kiterjesztésű fájl) elküldjük az ugyfelszolgalat@whmcloud.hu email címre.
A migráció segítségével a következő adatok kerülnek áttöltésre:
- társasházhoz tartozó alapadatok
- albetét adatok
- lakó adatok
- a fentiekhez kapcsolódó kódtár adatok
Fontos, hogy más adat NEM kerül áttöltésre, így például a könyvelési nyitó adatokat, az albetét nyitó adatokat és a jogcímeket manuálisan kell átvezetnünk!
Migráció után a következő adatokat érdemes leellenőrizni:
- könyvelés kezdetének dátuma a társasház adatlapján (aktualizálni kell aszerint, hogy mikortól indul a könyvelés a Webházmesterben)
- lakók jogviszonyának a kezdete (van-e minden lakónak érvényes jogviszonya a könyvelés megkezdésekor)
- a könyvelés kezdetének megfelelő naplófőkönyvi rovatnyitók és albetét nyitó adatok
- jogcímek, költségnemek, naplófőkönyvi rovatalábontások
- társasházhoz tartozó bankszámla és pénztár adatok
A Netház programból szeretnék adatmigrációt a Webházmester felhő alapú WHM Cloud szolgáltatásába. Lehetséges?
Az ingyenes adatmigráció segítségével természetesen lehetőség van arra, hogy a Netház adatbázisában tárolt alapadatok áttöltésre kerüljenek a WHM Cloud-ba. A migráció során a társasház alapadatai, az albetétek adatai, a lakók adatai és az albetét adatokkal összefüggő kódtár adatok kerülnek átvezetésre. Más adat a technikai keretrendszerek különbözősége miatt
NEM tud áttöltésre kerülni. A könyvelési nyitó adatokat, az albetét nyitó adatokat és a jogcímeket manuálisan kell átvezetni.
Mi az áttöltés menete?
- A Netházban lévő adatbázis mentésre és átadásra kerül a Webházmester csapatának az adatmigráció érdekében.
- A Webházmester csapata elvégzi a migrációt.
- A WHM Cloudba betöltésre kerül a migrált adatbázis.
- Bejelentkezés után pedig elérhető minden áttöltött ház törzsadata.
A könyvelés megkezdése előtt ellenőrizni kell az alábbi adatokat:
- Könyvelés kezdetének dátuma a társasház adatlapján (aktualizálni kell aszerint,
hogy mikortól indul a könyvelés a Webházmesterben)
- Lakók jogviszonyának a kezdete (van-e minden lakónak érvényes jogviszonya a
könyvelés megkezdésekor)
- Könyvelés kezdetének megfelelő naplófőkönyvi rovatnyitók/főkönyvi nyitószámlák és albetét nyitó adatok
- Jogcímek, költségnemek, naplófőkönyvi rovatok/számlarend
- Társasházhoz tartozó bankszámla és pénztár adatok
Milyen funkciók vannak még a WHM Cloud társasházkezelő rendszerében?
Garázs és tároló típusú albetétek számlázása
A programban lehetőség van arra, hogy az egyes garázsokat vagy különálló tárolókat külön kezeljük – és ha szükséges, ezekről külön állítsuk ki a számlát is.
Korlátlan hozzáférés
Adminisztrátorként több felhasználónak is adhatunk hozzáféréseket – a jogosultságok beállítására is lehetőség van.
Dokumentumkezelés
A társasház minden dokumentumát (pl. alapító okirat, SZMSZ stb.) rendszerezve, átlátható formában lehetséges kezelni.
Automatikus kamatszámítás
Ez a funkció jelenleg fejlesztés alatt áll. Jelenleg arra van lehetőség, hogy felparaméterezzük és időszakokra bontsuk a késedelmi kamatszámítást.
Pénztárbizonylat
A házipénztárban történő ki- és befizetéseknél lehetőség van a felvitt bizonylatok nyomtatására.
Egyszeres könyvvitel
Az egyszeres könyvvitel (vagy egyszeres könyvvezetés) egy könyvelési módszer, amely – szemben a kettős könyvvitellel – csak a pénzeszközök változásait rögzíti. A bevételek közé csak a ténylegesen befolyt, a kiadások (költségek) közé csak a ténylegesen kifizetett tételeket kell bejegyezni. Magyarországon 2004. január 1. óta társas vállalkozások nem alkalmazhatják, de az egyéni vállalkozók, alapítványok, társasházak igen. Ezeket a változásokat, pénzmozgásokat egyszerűen lehet rögzíteni a WHM Cloud rendszerében.
Kettős könyvvitel
A kettős könyvelés eredményszemléletű, vagyis a költségek mindig ahhoz az időszakhoz kapcsolódnak, amikor a gazdasági esemény bekövetkezett. Célja a vállalkozás pénzügyi helyzetének pontos, részletes és folyamatos nyomon követése. A bevételek és kiadások mellett az eszközök és a kötelezettségek, illetve szinte minden más fontos adat is bekerül a nyilvántartásba. Alapját a főkönyv, a mérleg képezi, amiket a könyvelő az aktuális jogszabályoknak megfelelően készít el. A szabályoknak való megfelelés mellett a pénzügyi helyzet ellenőrzése, a vállalkozás anyagi háttere is elemezhetővé válik. Erre a könyvelési módszerre is lehetőséget biztosít a WHM Cloud rendszere.
Biztosítási alkusz funkció
A biztosítási alkusz feladata, hogy pontosan felmérje az ügyfél igényeit, majd annak kielemzése, feltérképezése után megkeresi a biztosítók termékkínálata között azt a terméket, illetve termékcsoportot, amely azt a legjobban lefedi. Amennyiben összeállította ajánlatát – mely nem csak lefedi a megbízó igényeit, hanem árazásában is a lehető legkedvezőbb –, ismerteti azt a megbízóval. Az alkusz köteles megadni minden segítséget, információkat, tanácsokat, ahhoz, hogy az ügyfél megalapozott döntést tudjon hozni. Munkáját köteles a legjobb tudása szerint végezni, amellett, hogy a biztosításokra vonatkozó szabályokat is betartva végzi azt. A WHM Cloud biztosítási alkusz funkciója tehát tulajdonképpen ezt a szerepet tölti be.
Finanszírozási ajánlatkérés funkció
Ebben a funkcióban a WHM Cloud hitelkérelem, átfogó felújítási munkálat vagy pályázatok esetén alaposan feltérképezi a finanszírozási lehetőségeket, amiből az adott projektet végre lehet hajtani, majd a lehető legjobb opciókat tárja az ügyfél elé.
Online követeléskezelés modul
Bármilyen követelés merül fel a lakókkal, többi felhasználóval szemben, ez egyszerűen, online módon rendszerezhető, követhető és kezelhető.
Egyéb hasznos funkciók a lakók számára
A szolgáltatás össze van kötve a Számlázz.hu rendszerével, így egyszerűbbé válik a számlák kezelése. Elérhető a csekknyomtatási funkció és lekérhető a mérleg és az eredménykimutatás a könyvelésben tárolt információk alapján. A lakók számára a szoftver kezelését az online szavazási funkció és az online mérőóraállás bejelentése teszi könnyebbé.
Van a WHM Cloud-nak a lakók számára kialakított online felülete is?
Természetesen elérhető egy ilyen felület. A https://portal.whmcloud.hu/ megkönnyíti a kommunikációt és számos kényelmi funkciót tartalmaz. A tulajdonosok a nap 24 órájában bármikor megnézhetik aktuális egyenlegüket, elmaradásaikat könnyedén, bankkártya segítségével is be tudják fizetni.
Mérőóra állásokat rögzíthetnek, az üzenőfalon keresztül tájékozódhatnak a ház életét érintő kérdésekben és bármikor hibabejelentést tehetnek és szavazást is indíthatnak bizonyos kérdésekről. A Dokumentumtárban pedig megtalálhatják a legfontosabb iratokat, amikre szükségük lehet pl. az alapító okiratot vagy éppen az SZMSZ-t.
GYIK a WHM Cloud társasházi rendszerről
Kell frissítenem a programot?
Cloud esetén a frissítések automatikusan települnek. Amikor megjelenik egy új frissítés, akkor a program következő indítása esetén frissül a legújabb verzióra.
Mi a helyzet, ha bővíteni szeretném az albetétek számát vagy hosszabbítani az előfizetés idejét?
Mind a bővítő, mind a hosszabbító kódokat a cég adja meg a programban, így kezelőként nem kell ezzel foglalkoznia. A bővítési vagy csökkentési szándékot az üzemeltető felé kell jelezni, akik segítenek megoldani azt.
Vissza lehet állítani az esetlegesen elveszett adatokat?
Amennyiben adatvisszaállításra lenne szükség, akkor azt az ugyfelszolgalat@whmcloud.hu email címen tudja jelezni az ügyfélszolgálat felé. Az általunk megadott napi mentést vissza tudják tölteni a programba.
Van lehetőség valamilyen fizetési mód létrehozására a WHM Cloud rendszerében?
Igen, lehetőség van Tárcaregisztráció és elfogadóhely létrehozására a Barion rendszerével. Ennek részletesen, képekkel illusztrált leírását és útmutatóját bárki IDE KATTINTVA letöltheti.
Mennyibe kerül a WHM Cloud előfizetése?
A WHM CLOUD havi előfizetés alapdíja: nettó 100 Ft / albetét / hónap, ami az egységár és a kezelni kívánt albetétek számának szorzata. A tényleges ár egyedi megállapodás részét képezi, ami az alapdíj és az igénybe vett extra szolgáltatások összessége.
Van többféle csomagajánlat is?
Létezik többféle csomagajánlat is, de a végső árat mindig egyedileg az ügyfél igényeinek megfelelően adjuk meg.
Könyvelési szolgáltatást is nyújt a WHM Cloud?
A WHM Cloud a partnerei részére megbízható, kiszervezett könyvelési szolgáltatást nyújt az egyszeres és kétszeres könyvvitel területén is. A könyvelések árai tartalmazzák az óraállások rendszerbe történő rögzítését, valamint a lakóknak e-mailben történő értesítését a rendezendő tartozásaikról. Egyszeres könyvvitelű könyvelés: 600 Ft + ÁFA / albetét / hónap. Kettős könyvvitelű könyvelés: 700 Ft + ÁFA / albetét / hónap.
Szolgáltatásaink csak szerződött partnereink részére elérhetőek el, ezért amennyiben egy vagy több társasházzal igénybe szeretné venni a WHM Cloud program előnyeit, akkor kérjük jelezze felénk a sales@whmcloud.hu email címen. Személyre szabott, kedvező havidíjas ajánlatot készítünk Önnek az albetétszám ismeretében.
